Fast 2 Millionen Einsatztage werden von ca. 50’000 Zivis in knapp 5000 Einsatzbetrieben geleistet. Einem Zivi stehen fast 17’000 verschiedene Einsätze zur Verfügung. In anderen Worten; Es gibt zu wenig Zivis und zu viele Betriebe und Einsätze.
Viele Betriebe haben Schwierigkeiten, Zivis für Ihre Einsätze zu finden. Es ist ein kompetitiver Markt geeignete Zivis zu finden. Es ist entsprechend wichtig, im Rekrutierungsprozess und auch im Arbeitsverhältnis mit Zivis professionell zu arbeiten. Die vergangen Jahre haben gezeigt, dass auch in Zukunft der Wettbewerb um Zivis steigen wird.
Zivis können einen massiven Mehrwert für Betriebe leisten. Wichtige Arbeiten können von Zivis getätigt werden - somit können weitere Bereiche im Betrieb entlasten werden. Dabei profitieren der Betrieb, der Zivi sowie die Allgemeinheit. Der Zivi kann einen interessanten und lehrreichen Einsatz leisten. Erfahrungen, die Zivis im Einsatz machen, beeinflussen oft Karriere und Berufswahl. Der Betrieb hingegen profitiert von einer jungen und günstigen Arbeitsfachkraft. Schliesslich wird der grösste Teil vom Lohn vom Zivi über Bund querfinanziert. Der Bund kann mit Zivis auf eine breit ausgebildete Fachkräftereserve zurückgreifen, um in Notsituation gezielt einzugreifen.
Historisch haben Betriebe Zivis teils nicht wie volle Mitarbeiter behandelt. Auch im Wirtschaftssektor wird der “War for Talents” immer heftiger. Employer Branding, das Anziehen von geeigneten Mitarbeitern, wird hier verwendet, um nachhaltig Mitarbeiter für das eigene Unternehmen zu gewinnen. Betriebe sollten für Zivis ähnliche Massnahmen ergreifen.
Dabei versucht “Employer Branding” zwei Themen anzusprechen;
Die Bewerbung des Einsatzes vor dem Einsatz
Die Erfahrung vom Arbeitsverhältnis während dem Einsatz eines Zivis
Massnahmen um Zivis zu finden
Um sich bei Deinem Betrieb zu bewerben, müssen Zivis dich erstmal finden. Hier findest Du die wichtigsten Massnahmen und Erklärungen dazu.
EZIVI - Die Plattform vom Bundesamt für Zivildienst
EZIVI, die Plattform zur Ausschreibung von Einsätzen, eigentlich genannt “Pflichtenhefter”, läuft nicht immer ideal ab.
Da alle Betriebe diese Plattform verwenden, ist es extrem schwierig unter den fast 17’000 Einsätzen gut aufzufallen.
Einsatzbeschreibungen, genannt Pflichtenhefter, sind standardisiert und ermöglichen dem Zivi keinen Einblick in den “wirklichen” Betriebsalltag.
Einfach und rasch gefunden zu werden ist kaum möglich - auch wenn der Einsatz als “dringend” markiert wird, verschwindet er innert wenigen Tagen unter dem Stapel von weiteren dringenden Einsätzen.
Wir empfehlen deshalb auch weitere Massnahmen ausserhalb von EZIVI zu verwenden, um Zivis zu finden.
Einsatzbeschreibung gestalten
Das A und O einer Rekrutierung von Zivis ist eine ansprechende Einsatzbeschreibung. Diese sollte folgende Elemente beinhalten;
Eine kurze Aufgabenbeschreibung, die weniger lang als das Pflichtenheft ist
Einen Bereich “Unser Angebot”, der die Vorteile erläutert, die ein Zivi hat, wenn er bei Deinem Betrieb arbeitet (bspw. Arbeitsbereich, Lernfaktor, etc.)
Einen Bereich “Unser Team”, der kurz Arbeitskultur und Team vorstellt.
Wenn möglich Fotos und weitere Eindrücke von Arbeiten im Betrieb
“Testimonials” von ehemaligen Zivis kommen auch immer gut an
Das Erstellen einer solchen Einsatzbeschreibung hilft dem Zivi, rasch einen guten Einblick in den Arbeitsalltag Deines Betriebs zu erhalten und gibt Dir somit einen Wettbewerbsvorteil zu anderen Betrieben.
Einsatz auf Gegebenheiten anpassen
Die meisten Zivis suchen Einsätze um ihren langen Dienst zu leisten (ca. 6 Monate) oder aber nur die Mindesteinsatzdauer pro Jahr (26 Tage) zu leisten. Einsätze, die gezwungener Massen zwischen 2 - 4 Monate ausgeschrieben sind, erreichen tendenziell weniger Zivis. Vor allem Zivis, die sich noch in Ausbildung/Studium befinden, ist der mögliche Einsatzzeitraum sehr statisch und meistens auf 1-2 Monate beschränkt. Dementsprechend lohnt es sich, wo nötig die Einsatzlänge anzupassen.
Falls Du Zivis in einem speziellen Bereich (IT, Spezialisten in Medizin o.ä.) suchst, solltest Du mit Deiner Zielgruppe sprechen. Identifiziere welche Faktoren dafür zuständig sind, dass sich diese "Spez-Zivis" beworben haben und was für Anreize Du schaffen kannst, um ähnliche Zivis zu gewinnen.
Einsatz im Web veröffentlichen
Damit Dein Einsatz von möglichst viele Zivis gesichtet wird, lohnt es sich, diesen im Web zu veröffentlichen. Folgende Plattformen bieten sogar gratis Ausschreibemöglichkeiten;
Tutti.ch bietet einen eigenen Stellenmarkt, wo Zivi-Einsätze veröffentlicht werden können..
Jobs.ch bietet ein gratis Mobile-Inserat an, wo Du Deine Zivi-Einsätze veröffentlichen kannst.
MyZivi.ch ist eine Jobplattform, die sich auf Einsätze für Zivis spezialisiert hat. Hier findest Du ein Beispiel vom Verein Konkret, der besonders viele Bewerbungen über MyZivi generieren konnte.
Publiziere Deinen Einsatz auf Deiner eigenen Webseite. Wichtig dabei ist, dass Du nicht einfach ein PDF-Dokument hochlädst. Sonst kann nämlich Dein Einsatz nicht von Google gefunden werden. Bereits ein kleiner Abschnitt wie bei BEWO kann Zivis einen Einblick bieten.
Sprich auch mit Deinem HR - oftmals hat Deine Personalabteilung weitere Ressourcen um Zivi-Einsätze zu veröffentlichen.
Frühzeitig planen
Die besten Zivis planen Ihre Einsätze früh im Jahr. Sei bereit auch schon im Februar Gespräche mit Zivis für Einsätze im November vom nächsten Jahr zu führen. Je später im Jahr desto schwieriger wird es Deine Einsätze zu füllen.
Rekrutierungsprozess gestalten
Je schneller Du den Rekrutierungsprozess mit einem Zivi durchläufst, desto wahrscheinlicher kann kein anderer Betrieb ihn einstellen und je angenehmer Du den Prozess gestaltest, desto eher wird er zusagen.
In den meisten Fällen empfehlen wir lediglich ein Interview, wenn möglich per Video-Call durchzuführen. Für Einsätze, wo besondere Menschenkenntnisse von Nöten sind, sollte man auch einen Probeeinsatz gestalten.
Ein Zivi im Interview sollte wie jeder weitere Kandidat behandelt werden. Gib Einblicke über Deinen Betrieb, erläutere die Vorteile und kläre jegliche Fragen, die Zivis haben.
Antwortgeschwindigkeit im Rekrutierungsprozess
Einer der grössten Gründe, dass Zivis nicht bei einem Betrieb arbeiten wollen, ist dass nicht schnell genug geantwortet wurde und der Zivi bereits einen anderen Einsatz gefunden hat.
Wir empfehlen hier das Motto “De Gschnäller isch de Gwschinder”.
Antworte rasch auf Anfragen von Zivis. Biete auf Deiner Webseite eine Nummer oder eine Mail wo alle Anfragen von Zivis entgegengenommen werden können - auch wenn die verantwortliche Person in den Ferien ist.
Massnahmen um Zivis zu halten
Besonders wichtig ist es, Zivis, die bereits im Einsatz sind, gut zu behandeln. Gut behandelte Zivis kehren nächstes Jahr in denselben Betrieb zurück (schliesslich dauert es ja mehrere Jahre bis ein Zivi seine gesamte Dienstpflicht erfüllt hat) und empfehlen den Einsatz an weitere Zivis weiter.
Einführungswoche
Die erste Woche im Einsatz hat den grössten Einfluss darauf, wie erfolgreich ein Zivi im Einsatz sein wird. Eine gute Einführungswoche hat…
Ein herzliches willkommen mit einem kleinen Geschenk z.B. persönlich geschriebene Karte mit einem Schreibset
Ein Team-Mittagessen, wo das gesamte Team vorgestellt wird
Klare Einführung in die Verantwortungen und Aufgaben von Zivis - Zivis können mehr als man denkt, man muss es ihnen nur zutrauen
Eine Ansprechsperson, die der Zivi bei Fragen angehen kann.
Einen Adminstrationsblock wo Lohnauszahlung, EO, Ferien und weitere administrative Prozesse klar erläutert werden
Führung während dem Einsatz
Auch während dem Einsatz ist es wichtig, dass Zivis richtig geführt werden.
Es sollte stets ein verantwortlicher Chef zu Verfügung stehen. Regelmässige Mitarbeitergespräche, z.B. 30 minuten alle zwei Wochen, helfen dabei das Arbeitsverhältnis zwischen Zivi und Betrieb zu stärken und auf Feedback eingehen zu können.
Wenn Zivis wie volle Mitarbeiter behandelt werden, kommen Sie auch nächstes Jahr wieder.
Kontakt aufrecht erhalten
Zivis sind oft bis zu 10 Jahren aktiv und suchen jedes Jahr wieder einen Einsatz. Aus Einfachheit wird oft der Betrieb gewählt, mit dem man vertraut ist. Es ist wichtig, Kontakt mit seinen Zivis aufrechtzuerhalten. Dies kann bspw. mit einem kleinen Zivi-Newsletter erreicht werden. Allerdings sollte man darauf achten, zwar regelmässig aber nicht allzu häufig (jedes Quartal, halbjährlich) den Newsletter zu versenden. Gegen Ende Jahr oder Anfang vom neuen Jahr kann man den Zivi mit einem kurzen Reminder daran erinnern, dass er stets Willkommen im Betrieb ist.
Ein guter Tool für Newsletters ist Mailchimp. Geeignete Inhalte hier sind Pressemeldungen, Fotos aus vergangenen Einsätzen und Erinnerungen sich frühzeitig für einen Einsatz zu melden.
Weiterempfehlungen
Zivis kennen Zivis. Gute Einsätze und Betriebe, die Zivis gut behandeln werden weiterempfohlen. Frage Deine Zivis nach Weiterempfehlungen. Bitte sie Deinen Einsatz auf ihren Social Media Plattformen an Freunde und Bekannte weiterzuempfehlen.
Möglich wäre auch eine kleine Prämie - ein Kinogutschein pro vermittelten Zivi gibt einen kleinen Ansporn.
Danke fürs Lesen! .
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